PDKS Sözlüğü

Personel devam kontrol, vardiya, mesai, KVKK ve bordro alanında geçen 51 terim. Kavramsal tanım, ilgili kanun maddesi ve günlük karşılığı.

PDKS Temel Kavramları

PDKS: Personel Devam Kontrol Sistemi'nin kısaltması. Çalışanların işyerine geliş-gidiş saatlerini, mesai sürelerini ve devamsızlık durumlarını dijital olarak kaydeden yazılım kategorisi. Türkiye'de kart, parmak izi, yüz tanıma gibi kimliklendirme yöntemleriyle çalışır.İlgili: Puantaj, Biyometrik Veri, Mesai
Puantaj: Bir personelin belirli bir dönem içinde işyerinde geçirdiği zamanın kayıt altına alınmış hâli. PDKS verisinden puantaj raporu üretilir; bordro hesabının ham girdisidir.İlgili: PDKS, Bordro
Audit Trail (Denetim İzi): Sistemde gerçekleştirilen tüm önemli işlemlerin (kim, ne zaman, ne yaptı) zaman damgalı kaydı. KVKK denetiminde, iş mahkemesinde ve iç kontrolde temel kanıt.
Geç Kalma Toleransı: Bir çalışanın işe geçici aksaklıklar (trafik, ulaşım, kişisel durum) sebebiyle geç kalmasının disiplin sayılmaması için tanınan dakika cinsinden marj. PDKS'te işveren tarafından politika olarak ayarlanır.
Erken Çıkış: Mesai bitiminden önce işten ayrılma. Tolerans sınırını aşan erken çıkışlar tutar bazında bordrodan kesinti veya disiplin sürecine konu olur.
Mobil PDKS: Sahada çalışan personelin akıllı telefondan giriş-çıkış kaydı yapması. GPS doğrulaması, fotoğraf zorunluluğu, IP whitelist gibi anti-fraud mekanizmalarla desteklenir.
GPS Doğrulama: Mobil PDKS'te kayıt anında konumun, izin verilen iş yeri koordinatları içinde olup olmadığının kontrolü. Sahte giriş riskini azaltır.İlgili: Mobil PDKS
Çevrimdışı Kayıt: İnternet bağlantısı olmadığında cihazda biriken giriş-çıkış verilerinin bağlantı sağlanır sağlanmaz sunucuya yansıması. Saha çalışmalarında veri kaybını önler.
Düzeltme Talebi: Çalışanın yanlış geçmiş veya unutulmuş kayıtlar için yöneticiye gönderdiği değişiklik istemi. Onaylanan talep audit trail'de orijinal kayıtla birlikte tutulur.İlgili: Audit Trail (Denetim İzi)
İş Gücü Planlama: Beklenen iş yükü, sezonluk dalgalanmalar ve mevcut personel havuzu üzerinden vardiya tahsis etme süreci. PDKS verisi geçmiş trendi gösterir, planlama bu veriye dayanır.
Lokasyon Bazlı Vardiya: Birden fazla şubede çalışan personelin, hangi şubenin vardiya kuralına tabi olduğunun PDKS'te yönetilmesi. Şube müdürünün sadece kendi sahası için yetkili olduğu hiyerarşi kurar.

İş Kanunu ve Mevzuat

Mesai: Çalışanın iş sözleşmesinde belirtilen normal günlük veya haftalık çalışma süresi. 4857 Sayılı İş Kanunu madde 63 gereğince haftalık mesai 45 saati geçemez.İlgili: Fazla Mesai,
Fazla Mesai: Haftalık 45 saati aşan çalışma süresine verilen ad. 4857/madde 41 gereğince saat ücretinin %50 zamlı ödenmesi veya karşılığında 1 saat 30 dakika serbest zaman tanınması gerekir. Yıllık 270 saatlik bir tavan vardır.İlgili: Mesai,
Denkleştirme: Bir çalışanın haftalık 45 saatlik mesaisinin 4 ay (toplu iş sözleşmesiyle 6 aya kadar) içinde dengelenmesi uygulaması. Yoğun haftalardaki fazla mesai, sakin haftalarla kapatılabilir; bu sayede saat zammı oluşmaz.İlgili: Mesai, Fazla Mesai
Hafta Tatili: Haftalık 6 günü tamamlayan çalışana 24 saat kesintisiz dinlenme hakkı. 4857/madde 46 ile düzenlenir. Ücretli olarak verilir; çalıştırılması durumunda 2,5 katı ödeme yapılır.İlgili: Ulusal Bayram ve Genel Tatil Ücreti
Ulusal Bayram ve Genel Tatil Ücreti: 2429 Sayılı Kanun'da sayılan ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışan personele 1 günlük ücretine ek olarak çalıştığı her gün için 1 günlük ücret daha ödenir. 4857/madde 47.İlgili: Hafta Tatili
SGK Aylık Prim ve Hizmet Bildirgesi: İşverenin her ay SGK'ya gönderdiği, çalışanların prime esas kazançları ve gün sayılarını bildiren belge. PDKS verisi bu belgenin doğruluğu için temel kaynaktır.İlgili: Puantaj
İŞKUR Bildirimleri: Türkiye İş Kurumu'na yapılan toplu işten çıkarma, kısa çalışma, işbaşı eğitim gibi bildirimler. PDKS verisi çıkış tarihlerini doğrulamak için kullanılır.
İSG (İş Sağlığı ve Güvenliği): 6331 Sayılı Kanun. Çalışma sürelerinin sağlığa zarar verecek şekilde uzatılmaması, periyodik muayene zorunluluğu, eğitim sürelerinin takibi gibi PDKS'le doğrudan ilişkili konuları içerir.
Devamsızlık: İşverenden izin almadan veya geçerli mazereti bulunmadan işe gelmemek. Üst üste 3 iş günü veya 1 ay içinde toplam 5 iş gününü aşan devamsızlık 4857/madde 25/II-g uyarınca bildirimsiz fesih sebebidir.
Ara Dinlenme: Günlük çalışma süresine göre verilen dinlenme molası. 4857/madde 68: 4 saate kadar 15 dk, 4–7,5 saat arası 30 dk, 7,5 saatten fazla 1 saat.
Esnek Çalışma: Çalışma saatlerinin çalışan ile işveren mutabakatı çerçevesinde standart 9–18 dışına çıkarılması. Kısmi süreli, belirli süreli, çağrı üzerine ve uzaktan çalışma birer örnek.
Uzaktan Çalışma: 4857/madde 14 ile düzenlenen, çalışanın işyeri dışında ev veya farklı yer, dijital iletişim araçlarıyla iş görmesi. Sözleşmesel olarak ayrı düzenlenir.İlgili: Esnek Çalışma, Mobil PDKS
Geçici İşçi (Tedarikçi Personeli): Ana işverenin organizasyonunda çalışan ama farklı tüzel kişiliğe ait personel. PDKS bu kişileri ayrı kayıt grubunda tutar; bordro asıl işverene yansımaz ama girişler audit edilir.
Kısmi Süreli Çalışma: 4857/madde 13 gereği haftalık çalışma süresinin emsalin önemli ölçüde altında belirlendiği iş ilişkisi. Tipik olarak haftada 2/3'ten az çalışan personeli kapsar.
Çalışma Saatleri Defteri: İSG ve İş Kanunu denetimlerinde işverenden istenebilen, çalışanların günlük giriş-çıkış saatlerini gösteren resmi kayıt. PDKS rapor çıktısı bu defter yerine geçebilir nitelikteyse denetim hızlanır.İlgili: Audit Trail (Denetim İzi)

KVKK

KVKK (6698 Sayılı Kanun): Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. 2016'da yürürlüğe girdi; AB GDPR'a paralel düzenlemeler içerir. Veri sorumlusu, veri işleyen, açık rıza, aydınlatma yükümlülüğü gibi temel kavramları tanımlar.İlgili: Biyometrik Veri, Aydınlatma Yükümlülüğü, Açık Rıza
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanmış onay. KVKK'nın 5/1 ve 6/2 maddeleri uyarınca özel nitelikli verilerin işlenmesi için (kanunda aksi yoksa) zorunludur.İlgili: KVKK (6698 Sayılı Kanun), Biyometrik Veri
Aydınlatma Yükümlülüğü: Veri sorumlusunun, kişisel veri toplarken ilgili kişiyi veri işlemenin amacı, hukuki sebebi, aktarımı, saklama süresi konusunda bilgilendirmesi. KVKK madde 10. PDKS'te genelde işe başlama sözleşmesinin eki olarak imzalattırılır.İlgili: KVKK (6698 Sayılı Kanun), Açık Rıza
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. PDKS bağlamında genellikle işverendir.İlgili: Veri İşleyen
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. Bulut PDKS sağlayıcısı tipik bir veri işleyendir; sözleşme ile sorumluluklar netleşir.İlgili: Veri Sorumlusu
VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi. Belirli kriterlere giren veri sorumluları (yıllık ciro, çalışan sayısı, hassas veri işleme) VERBİS'e kayıt olmak zorundadır. KVKK Kurumu üzerinden yapılır.
Veri Saklama Süresi: Bir kişisel verinin, işlenme amacının gerektirdiği süreyi geçmeyecek şekilde tutulması ilkesi. PDKS verisi için tipik tavsiye işten ayrılma sonrası 5 yıl (Borçlar Kanunu zaman aşımı), bordro için 10 yıldır.İlgili: KVKK (6698 Sayılı Kanun), Veri İmha Politikası
Veri İmha Politikası: Saklama süresi dolan kişisel verilerin nasıl silinip yok edileceğini belirleyen yazılı kural seti. KVKK Kurumu tarafından yayınlanan Yönetmelik'le çerçeveler net.İlgili: Veri Saklama Süresi

Vardiya ve Çalışma Düzeni

Vardiya: Bir günü iki veya daha fazla zaman dilimine bölerek farklı çalışan gruplarına paylaştırma sistemi. Üretim, sağlık, otel, perakende sektöründe yaygındır. Postalar Halinde Çalıştırma Yönetmeliği uygulamaları belirler.İlgili: Gece Postası, Vardiya Rotasyonu
Gece Postası: Saat 20:00 ile 06:00 arasında en az 7,5 saat çalışmayı kapsayan vardiya. Yönetmelik gereği gece postasında 7,5 saat sınırı, iki gece postası arasında 11 saat dinlenme zorunluluğu vardır.İlgili: Vardiya, Vardiya Rotasyonu
Vardiya Rotasyonu: Çalışanların belirli aralıklarla farklı vardiyalara geçmesini sağlayan döngü. Tipik olarak iki haftada bir gece-gündüz değişimi yapılır; sağlık üzerindeki etkiyi azaltmak için saat yönüne ters dönmeyen rotasyon (sabah → akşam → gece) önerilir.
Vardiya Şablonu: Belirli bir vardiya yapısının (sabah 09–18, gece 22–06 vb.) yeniden kullanılabilir hâli. Her ay aynı kuralı yeniden tanımlamak yerine şablon üzerinden hızlı atama yapılır.

Biyometri ve Kimliklendirme

Biyometrik Veri: 6698 Sayılı KVKK'nın 6'ncı maddesinde "özel nitelikli kişisel veri" olarak sınıflandırılan parmak izi, yüz, retina, ses gibi biyolojik özelliklerden türetilen kayıtlar. İşlenmesi açık rıza veya kanunda öngörülmüş bir sebebe dayanmak zorundadır.İlgili: KVKK (6698 Sayılı Kanun), Açık Rıza
Kartlı Geçiş: RFID veya manyetik kart kullanılarak yapılan kimliklendirme. Kart unutma, kaybolma veya başkasına verilme riski yüksektir; bu yüzden biyometrik yöntemlerle birlikte kullanımı yaygındır.
Yüz Tanıma: Bir kişinin yüz hatlarından çıkarılan biyometrik şablonun veritabanındaki kayıtla eşleştirilerek kimlik doğrulanması. Hijyenik ve hızlı; KVKK 6/2 kapsamında özel nitelikli veri.İlgili: Biyometrik Veri, Parmak İzi Tanıma
Parmak İzi Tanıma: Parmak ucundaki desen ayrıntılarının (minutiae) sayısallaştırılarak şablona dönüştürülmesi. Biyometrik veridir, açık rıza ister.İlgili: Biyometrik Veri, Yüz Tanıma
PIN/Kodlu Geçiş: Çalışana özel rakamsal kodun cihaza girilmesiyle yapılan kimliklendirme. En zayıf yöntem (paylaşım, çalınma); biyometrik olmayan tek opsiyon olarak yedek planda kullanılır.

İzin Hakları

Yıllık Ücretli İzin: Bir yılı dolduran çalışana sürekli ücreti ödenerek verilen izin. Hizmet süresine göre 14, 20, 26 iş günü olarak değişir (4857/madde 53). 18 yaşından küçükler ve 50 yaş üstü için minimum 20 gün uygulanır.İlgili: Mazeret İzni
Mazeret İzni: Evlilik, doğum, ölüm gibi olaylarda çalışana tanınan ücretli izin. 4857/madde 46'ya ek hükümlerde sürelerse hayli farklılık gösterir; doğum izni 16 hafta, evlilik 3 gün gibi standartlar yaygındır.İlgili: Yıllık Ücretli İzin, İstirahat (Sağlık) Raporu
İstirahat (Sağlık) Raporu: Çalışanın hekimden aldığı, geçici çalışamazlık durumunu belgeleyen dokuman. SGK'ya bildirimi zorunlu, 2 günü aşan raporlarda iş göremezlik ödeneği gündeme gelir.İlgili: Mazeret İzni

Bordro

Bordro: Bir personelin belirli bir dönem (genelde aylık) için brüt-net ücret, kesintiler, fazla mesai, izin gibi tüm hesap detaylarını gösteren resmi belge. PDKS, bordro hazırlığının ham verisini sağlar.İlgili: Puantaj, SGK Aylık Prim ve Hizmet Bildirgesi
Asgari Ücret: Yasal olarak ödenebilecek en düşük brüt ücret. Asgari Ücret Tespit Komisyonu yılda en az bir kere belirler; PDKS'te taban ücret hesaplaması bu rakama göre kalibre edilir.

Rapor ve Analiz

Devamsızlık Oranı: Belirli bir dönemde toplam çalışılması gereken günlerin yüzde kaçının devamsız geçtiğini gösteren İK metriği. Sektör ortalamaları yıllık %3–8 arasında oynar.
Personel Devir Oranı: Belirli bir dönemde işten ayrılan çalışan sayısının ortalama personel sayısına bölünmesiyle bulunan oran. Yüksek devir oranı işyeri verimliliğine ve eğitim maliyetine doğrudan vurur.
Rapor Dışa Aktarma: PDKS verisinin Excel, PDF, CSV gibi formatlarda dışa aktarılması. Bordro yazılımına aktarım, KVKK denetiminde sunum, iç tetkikler için temel iş.

Eksik bir terim mi gördünüz? Bize iletişim sayfasından yazabilirsiniz, ekleyelim.